Muchas empresas compensan a sus trabajadores los gastos que tienen relacionados con su actividad laboral en la nómina. Sin embargo, la Justicia considera que, si se cumplen determinadas características, estas cantidades son parte del salario. Lo que provoca que tengan que tributar por el IRPF. Una de las políticas más habituales que encontramos en las empresas que tienen a empleados que suelen viajar y visitar clientes es que sean estos los que adelanten el dinero de las comidas y los viajes que hacen y, a final de mes, se reintegran estas cantidades en la nómina.
Se trata de una medida que es bastante común y que permite a los trabajadores no depender de que la transferencia de la empresa llegue a tiempo o a tener la responsabilidad de tener una tarjeta de crédito a su nombre que, en realidad, es de la empresa. Hasta ahora, este dinero estaba exento de tributar en el IRPF. Sin embargo, esto abría la puerta a que las empresas acordaran pagar una serie de extras a sus trabajadores sin que ello repercutiese en su tributación. En una sentencia reciente del Tribunal Superior de Justicia de Cantabria leemos cómo, pese a que estas dietas tienen como objetivo compensar los gastos en restaurantes y en desplazamientos, en el caso de que las empresas abonen la misma cantidad cada mes, provoca que pierdan su naturaleza de dieta y se consideren como parte del salario, lo que obliga a cambiar su percepción fiscal.
Si cobras la misma cantidad, tendrás que pagar por dicha cantidad La clave está en la cantidad percibida y en la frecuencia de la misma. Cuando el importe es fijo y se abona de manera recurrente, no se considera que el pago sea puntual y que su fin sea compensatorio, lo que provoca que la cantidad pase a formar parte del salario y, como consecuencia, tenga que tributar en el IRPF. Por lo tanto, en nuestra nómina aparecerán estos importes como lo hacían hasta ahora, pero a la hora de calcular las retenciones se tendrán en cuenta. Es importante tener en cuenta que la responsabilidad de la justificación no recae sobre el empleado, sino que lo hace sobre la empresa.
En el caso de que la Agencia Tributaria detecte una anomalía, no será suficiente con aportar un correo electrónico o un mensaje confirmando que se ha realizado una visita, sino que se necesitarán todos los tickets y las facturas que demuestren que, efectivamente, se ha incurrido en dicho gasto. Qué hacer si cobras dietas En el caso de que tu empresa te pague dietas por alojamiento, desplazamiento o cualquier otro concepto similar, lo primero que deberías intentar es que no todas las dietas tengan el mismo importe. Sin embargo, si la empresa tiene acuerdos con los alojamientos o los restaurantes, es posible que esto no se pueda cambiar y las causas obliguen a que todos los importes sean siempre los mismos. En este tipo de situaciones, la única opción que tienes para esquivar posibles sanciones que puedan repercutir a tu nómina es que conserves todos los tickets y las facturas y las envíes a los responsables de tu empresa a través de los canales oficiales.
De este modo, podrás tener pruebas para que cuando Hacienda pida explicaciones al respecto, tu empresa pueda aportar los tickets y no te incluyan esos conceptos en tu nómina.